Work goes happy


Mitä hyvä itsensä johtaminen etätyössä edellyttää?
Ulla Vilkman, modernin työelämän kehittäjä ja Etäjohtaminen - Tulosta joustavalla työllä kirjan kirjoittaja

Ulla Vilkman, modernin työelämän kehittäjä ja Etäjohtaminen - Tulosta joustavalla työllä kirjan kirjoittaja

Kirjoitettu: 6.8.2018 klo 06:21

Etätyössä työn itsenäisyys lisääntyy ja työntekijän itsensäjohtamistaidot nousevat entistä tärkeämpään rooliin. Kun etätyö mielletään oikein, niin oikeastaan on kyse vain yhdestä tavasta organisoida työtä. Eli työ on kokonaisuus ja yksi työn tekemisen paikka on etätyö. Tyypillisesti kotona, kesämökillä, joskus reissun päällä tai jopa ulkomailla.
Etätyömahdollisuudet ovat yleistyneet runsaasti viime vuosina ja alkuvuodesta DNA:n ja Taloustutkimuksen tekemän selvityksen mukaan 60 prosenttia vastaajista kertoi voivansa tehdä työtään etänä joko osan ajasta tai kokopäiväisesti.  Perinteisesti etätyölle miellettiin jokin tietty viikonpäivä, esim perjantait, mutta ainakin em. selvityksen mukaan valtaosalla ei ole vakiorytmiä, vaan 85 prosenttia vastaajista kertoi tekevänsä työtä etänä viikon aikana vaihtelevasti. Tämäkin kertoo siitä, että etätyö nähdään lisääntyvästi keinona suunnitella omaa työtä, työn tekemisen paikkoja ja ehkä myös aikoja fiksummin.
Miten itseään tulisi sitten johtaa etätyössä?
Käytännössä itsensä johtamisen tulisi koskea koko työtä kokonaisvaltaisesti. Ei ole mitään syytä, miksi itseään tulisi johtaa paremmin tai toisin etänä kuin toimistolla. Sekä työntekijä että työyhteisö hyötyvät kuitenkin siitä, että ihmiset osaavat johtaa itseään paremmin ja siksi on todella hyvä, että etätyön lisääntyminen on nostanut myös hyvän itsensä johtamisen tärkeänä pidettävien taitojen joukkoon. Ja toki on todettava, että muutama asia nousee hieman korostuneemmin esille, jotka ehkä toimistolla ovat nykyisin itsestäänselvyyksiä. Olitpa sitten etänä tai toimistolla, niin hyvät oman työn johtamisen ja hallinnan periaatteet pätevät.
Varmista, että työlläsi on selkeät tavoitteet. Niiden avulla sinun on helpompi suunnitella tekemisiäsi viikko- ja päivätasolla. Jokaisen työpäivän alussa (tai edellisen lopussa) on hyvä myös käyttää muutama minuutti päivän tärkeimpien tehtävien määrittelyyn. Järkevä määrä päivän tärkeimpiä tehtäviä on 1-3 hoidettua tärkeää asiaa. Nämä ovat niitä tavoitteiden edistämisen kannalta tärkeimpiä asioita, joiden prioriteetti on korkea. Näiden lisäksi työpäivä yleensä täyttyy palavereista, skype-kokouksista, keskustelusta työkavereiden kanssa livenä tai chatissä, tehtävälistalla olevien asioiden suorittamisesta, tulipalojen sammuttelusta ynnä muusta työhön kuuluvasta sekalaisesta joukosta asioita.
Usein tehtävälistallemme on kasautunut asioita, ja jos emme sen kummemmin suunnittele päivän tärkeimpiä tehtäviä, suoritamme tehtävälistan asioita vain pois sitä mukaa, kun ennätämme. Tällöin usein jää tuo edellä mainittu priorisointi tekemättä. Ajankäyttöä kannattaa hieman suunnitella vaikka en uskokaan, että aikaa voi varsinaisesti hallita. Mieti montako tärkeintä asiaa ehdit päivän muiden pakollisten asioiden, kuten vaikkapa palaverit, lisäksi tehdä. Ja montako asiaa on välttämättä saatava tänään hoidettua tehtävälistaltasi.
Ajankäytön suunnittelu on sikälikin tärkeä, että vaikka työmme sinänsä olisi itsenäistä, voi kollega tai toinen tiimi olla riippuvainen tekemisistämme ja heidän työnsä suunnittelu ja hallinta lähtee siitä, että sinä olet saanut oman osasi hoidettua. On siis tärkeää, ettei ajankäytön suunnittelussa lähde vain itsekkäistä lähtökohdista, vaan siitä, että asiat sujuvat jouhevasti koko organisaatiossa.
Lähes kaikissa työtehtävissä oma työ linkittyy muihin jollain tapaa ja vaikka moni hyödyntääkin etätyötä keskittymistä vaativien työtehtävien suorittamiseksi, on hyvä muistaa, että myös etätyössä ollessasi sinun tulisi olla luontevasti osa työyhteisöä. Eli osallistua keskusteluun ryhmäviestien tai keskustelualustoiden kautta ja olla tavoitettavissa, mikäli kollegalla on asiaa. Toiset myös kokevat, että työpäivän rytmittäminen erilaisilla työtehtävillä tekee työpäivästä tehokkaamman. Osa tehtävistä voi olla korkeamman keskittymisen vaativaa suunnittelu- ja ajatustyötä ja voi olla hyvä ajatus keskeyttää keskittynyt työ päivän aikana kerran tai pari sovitulla videopalaverilla.
Etätyössä myös ergonomiasta huolehtiminen on tärkeä. Toimistolle työnantajat usein satsaavat hyvää ergonomiaa tukeviin työvälineisiin, mutta kotona jokainen vastaa näistä itse. Tärkeämpää kuin sähköpöydän hankkiminen on mielestäni riittävän vaihtelevista työasennoista huolehtiminen etätyössä. Lisäksi korostaisin säännöllisen liikunnan merkitystä. Etätyön ansiosta työpaikalle kuluvaa matka-aikaa pystyy hyvinkin hyödyntämään liikkumiseen työpäivää ennen, sen jälkeen tai aikana.
Työhyvinvoinnin ylläpitäminen etätyössä edellyttää myös työn rytmittämistä eli taukojen muistamista. Moni istuu aamulla alas ja huomaa iltapäivällä istuvansa samassa asennossa aamuinen kahvimuki vieressään ja lounasaika unohtuneena. Jos haluat olla tuottava, kannattaa muistaa tauot ja oikeasta energiatasosta huolehtiminen.
Joillakin on hankaluutena myös ns. itsekuri etätyössä eli se, että helposti luiskahtaakin tekemään muita mukavia asioita työn sijaan. Tässä voi olla avuksi säännöllisen työajan päättäminen ja siitä kiinni pitäminen ja työskentelyjaksojen määrittely esim. 90 minuutin mittaisiin jaksoihin, jonka jälkeen lupaa itselleen 15 min tauon, sekä sellaisen työtilan valitseminen kotona, jossa erilaisia häiriötekijöitä on mahdollisimman vähän.
Omien toimintatapojen kehittäminen lähtee itsetuntemuksesta
Hyvä itsensäjohtaminen lähtee itsetuntemuksesta. Mitä paremmin tunnet itsesi, sen helpompi sinun on myös suunnitella ja hallita omaa työtäsi sekä kehittää omia toimintatapojasi. Toiset ovat aamuvirkkuja, toiset tehokkaimmillaan vasta iltapäivällä. Joku onnistuu ajatus- ja suunnittelutyössä parhaiten, kun irtautuu koneen äärestä ja ottaa käteen muistilehtiön ja kynän tai lähtee ulos kävelylle.
Jotta opit, mikä toimii sinulle ja mikä ei ja mikä ehkä vaatii vielä skarppaamista, kannattaa pysähtyä säännöllisesti pohtimaan, miten työpäivä tai -viikko sujui. Voit listata onnistumiset ja parannettavat itsellesi ylös ja miettiä parannettavien osalta, miten ne saisi toimimaan paremmin jatkossa. Kannattaa myös pohtia, voisiko omia työtapoja uudistaa rohkeamminkin. Monessa tiimissä on havaittu hyväksi myös jakaa omia käytäntöjä ja vinkkejä, muiden hyviä käytäntöjä voi tarvittaessa lainata omaan käyttöön.
Kirjoittaja Ulla Vilkman on modernin työn kehittäjä, joka yhteistyössä organisaatioiden kanssa vie eteenpäin uudenlaisiin työmalleihin sopivia johtamis- ja työskentelykäytäntöjä. Häneltä on myös ilmestynyt kirja Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä (Talentum 2016).

Tilaa uutiskirje